海关AEO认证能否用电子报关单证代替纸质单证？专家：没那么简单

在海关AEO认证标准的单证保管标准中，大部分朋友都只关心到保管期限但是并未关心保管方式，尤其是一些中小型企业未建立有效的报关单证管理流程，甚至不具备海关规定的保管条件。在这里，果子要给大家强调报关单证如何保管才能满足海关AEO认证的要求。

 

提到报关单证的保管范围，果子（微信：sunkai0107）在之前的《海关AEO认证标准之单证保管标准解读（上）》和《海关AEO认证标准之单证保管标准解读（下）》中已经做了详细解读，在此不做赘述。然而报关单证的保管方式才是今天讨论的重点，因为有些企业采用纸质单证保管，另一些企业采用电子单证的保管方式，到底哪种方式才是正确的呢？让果子给大家讲一下。

 

纸质单证保管

 

纸质报关单证的保管是较为传统的保管方式，在海关发展的数十年间都是采用纸质单证进行报关和留存的，无论海关存档还是企业存档，直至出现了单一窗口。单一窗口改变了纸质交单的方式而改为上传电子单据的方式进行申报，这些电子单证在不同企业中就出现了两种理解方式，一种是电子文档（Excel、Word）直接转为PDF进行上传，另外一种就是纸质单证扫描上传。

 

因为第一种方式留存在电脑中的是随时可编辑的电子文档，并不具有及时性和完整性，所以海关总署要求对这些单证进行电子签名保全，但企业保存的版本则不可能是带有电子签名的。而在绝大多数企业中，很多随附单据还是采用纸质方式进行打印、校对、扫描、上传、存档的，延续了传统的保管方式，我认为这样是完全符合海关AEO认证标准要求的。

 

电子单证保管

 

在果子（微信：sunkai0107）曾经走访的个别企业对于文件的流转则非常超前，全部无纸化办公，这不得不说是时代和科技的进步。但是对于海关要求的报关单证保管，这样是否可行呢？我们先暂时把海关放在一边，看另一项重要业务的单证保管要求。

 

国家档案局发布并于2016年1月1日实施的新《会计档案管理办法》第八条对于仅以电子形式保存会计档案做出了详细要求：

 

第八条同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

 

大家从这里仔细体会立法者的本意即可明白，单纯保管电子单证是允许的，但是鉴于电子单证的来源、传输、保管、检索要求，则应当在具备电子档案管理系统和电子数据来源追溯的前提下方可仅以电子档案代替纸质档案。

 

回来再说海关AEO认证的要求，虽然在海关内部对于AEO认证标准单证保管方式上允许企业采用电子单证或纸质单证的方式进行保管，但采用电子单证保管依旧是有前提条件的，这在海关曾经发布的正式公告中已有明确。

 

再回到企业实际操作层面，电子档案管理对于很多人来说就是电子文件存在电脑的文件夹中而已，请问这样符合安全保管和快速检索的要求吗？首先个人电脑使用频繁，如果发生损坏，存在破坏所存储单证的风险；第二该电脑使用员工对于所存储单证的处置权利最大，部门负责人无法有效的行使单证变更、删除、销毁等事项的管控。另外一些企业的关务部门有很多人的情况下，这些数据显然无法进行有效归集和存档，更谈不上及时性和准确性了。

 

在海关已发布并正在生效的公告中明确要求企业在采用电子单证保管时应当具有相应的单证管理系统（文件中是海关认可的系统）并且进行有效安全备份。

 

从这个解读中相信大家可以更加理解海关AEO认证对于单证保管的核心并不在于采用何种方式，而是如何确保报关单证的准确性、安全性。岸谷关务果子（微信：sunkai0107）认为这就是对于海关AEO认证标准理解的核心思想。

 

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