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海关AEO认证标准之单证控制详解

2020年1月22日 15:17
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在海关AEO认证标准中,无论企业申请高级认证还是一般认证,也无论是进出口货物收发货人、报关企业还是物流企业,海关都对单证控制有着严格的要求——要求具备进出口单证复核或者纠错制度或者程序。看上去这21个字比较简单,但是真正要满足海关的认证要求,还要了解更多。

单证控制项目的设立本意

海关设立单证控制项目,就是要求企业建立起规范的进出口单证审核程序,通过内部制度和流程的建立降低单证层面的差错概率。因为对进出口单证的海关规定注定不是每个关务人员都熟悉并掌握的,尤其是很多中小型报关企业都是理单、制单、录入一人完成,一旦这个工作人员对某项填报要求不掌握,就有可能造成长期单证差错但是得不到纠正的情形。其实,海关现场就一直执行着双岗制的工作制度,业务必须经过复核程序。

其实,几乎所有的单证错误都是没有检查或者检查不到位造成的。只有重视单证复核工作的企业才有降低差错率的可能,才能够被评为AEO认证企业。

单证控制要求之收发货人

对于进出口货物收发货人来讲,分为自理报关和代理报关两种情况。但是,随着海关大力推行企业自报自缴,企业自行申报就越来越普遍了,未来超过70%的进出口企业都会自主申报自主缴税而不再委托报关行报关了,大大提高了企业申报的便利性。与这种便利性相对应的是企业需要为自己申报的内容尽到审核义务,而不能再依靠报关行来把关了。

在一些进出口企业中,负责关务操作的人员只有1-2个人。如果是只有1个人,这样的关务部门怎么可能做到单证复核呢,至少要有2个人互相复核才符合要求;如果是只有2个人,那么满足了单证复核的要求了,但是又与后面的关务内部审计要求相关了,假如没有上级单位关务部门来审计,又没有上级领导的审计,那么就只可能聘请第三方机构开展审计工作了。

这里收发货人还可能存在几个误区:

误区一:复核工作是报关行的事儿。不少企业的关务人员都认为报关行会对提供的单据进行复核,所以忽视了复核的工作,这个是不可以的!因为根据海关规定,报关企业仅提供“必要审查”的服务,尤其是对于产品资料、实物等信息,报关行不会比企业关务更了解,所以必须要由关务自行把关。

误区二:进出口单据复核集中进行。所谓单证复核工作,应当是在货物进出口申报之前完成。如果企业关务怕麻烦,每隔一段时间才对单证进行一次复核,那么这时复核的单证都是已经完成清关程序了,这个复核工作就起不到减少报关差错的目的了。这种定期复核的行为,其实是海关认证标准中的进出口业务审计工作,不能代替单证控制标准。

误区三:单证复核的方式。对于单证复核,既然海关要求有相应的制度,就必然要有相应的记录,通过记录的形式确认单证复核过程。既然如此,对于申请一般认证的企业,可以通过纸质复核单的方式进行复核,这也意味着纸质复核单据也要随同报关单据进行留存;而对于申请高级认证的企业,则需要在信息系统中完成复核确认的程序才可以。岸谷关务的AEO高级咨询师孙凯提醒:绝对不能说,我就用肉眼看了一下就完成了复核,应当体现出具体复核的项目和复核人员来。

单证控制要求之报关企业

对于报关企业来说,应当尽到合理审查的义务。所谓 “合理审查” 是基于与货主信息不对称的情况下采取的必要审核义务,包括单据的显要错误、逻辑关系、知识产权等内容。这项工作非常重要,因为曾经发生过这样的案件,杭州一家企业涉嫌走私被查获,其委托的报关行又无法提供经过合理审查的证据,导致报关行也承担了连带责任。岸谷关务的AEO高级咨询师孙凯认为,合理审查及其记录,不仅是报关企业满足海关认证要求的表现,更是规避自身风险的方式。

规范的报关企业中都会成立业务小组,由3-4名组员,1名复核员和1名组长组成。所有单据都要经过复核员复核,更严格的企业还要由组长进行二次复核。在复核过程中,重点应当根据不同产品来进行不同项目的复核(如:针对品牌商品的知识产权项目),甚至我建议根据不同客户的产品特征交由单独的报关小组负责,制定相应的复核操作标准。

单证控制要求之物流企业

海关AEO认证标准中的物流企业,主要是针对货代公司、物流公司,无论这些企业有无海关注册登记,都是纳入AEO认证的范围中。物流企业的AEO认证可参照上述报关企业的操作提示开展工作,但与之不同的就是复核的对象为舱单、申报单等信息。

综合提示

对于单证控制项目而言,需要海关AEO认证标准中的组织架构和内审制度相关联,综合考虑。同时,在企业内部合理设置关务部门,切勿因人员配备不足提高关务风险。

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北京岸谷关务咨询有限公司
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