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2020年申请海关AEO认证,海关AEO认证标准之单证保管标准解读(下)

2020年2月6日 19:24
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海关AEO认证的单证保管要求,老果子已经在《2020年申通海关AEO认证标准之单证保管标准解读(上) 》做了部分介绍,主要包括电子单证和纸质单证的关系,一套完整的清关单证包括哪些等等。但是,海关单证保管就只要求进出口报关单证达标就行了么?当然不是,今天就让果子继续介绍单证保管的具体要求吧。


# 01 单证保管的范围

海关AEO认证标准中的单证保管除了要求对进出口单据进行规范管理之外,还包括以下这些。

公章/报关专用章/其他章

公章的保管和使用我相信大部分企业都很重视,海关要求要用审批、登记等内容。但是具体到细节,比如携带公章外出则要求至少2个人同行互为监督,这点有些企业是有缺失的,除非压根不允许公章外带。在海关眼里,公章管理是理所应当的,报关专用章因为直接与海关业务相关,所以也纳入了海关重点关注的范围。果子在实际认证工作中还碰到过企业的报关专用章是自己刻制的未经批准的情况,还有压根不知道公司有没有报关专用章的情况,这些情况负责AEO认证的同志都要逐一确认。另外,与海关相关的部门章也应纳入管理范围,比如出口商检所需要的厂检单,就需要质检部门盖章,难道不是吗?

对于收发货人来说,报关专用章应当逐票进行使用登记,如果很久不用了将来也没计划再用,就不如干脆作废得了。对于报关企业来说,逐一登记不太现实,岸谷关务果子建议按当日报关票数进行统一登记。

电子口岸法人卡/操作员卡

电子口岸的法人卡,其效力接近于公章,很多海关事项都需要使用法人卡去进行授权,同时操作员卡也要由法人卡来审批。正因为如此,电子口岸法人卡的管理要求与公章应当一致,同样进行使用审批和使用登记。当然,最大的问题就是印章和法人卡收归哪个部门管理,这个需要用部门工作职责来明确。

在实际认证工作中,对于操作员卡管理这一项,果子发现有些企业都犯有相同的错误,就是每一个操作员卡对应一名员工,当这名员工离职或者调岗的时候没有及时办理操作员卡注销手续,这样海关认证的时候就会发现人卡不相对应的问题。

海关法律文书

不管是企业曾经是否经历过两简案件还是受到过行政处罚,这个法律文书也应当进行留存。对于有些企业,可能原件要交给财务或法务留存,但是关务部门至少应当留存一份复印件。我不会告诉你们果子辅导过的央企负责人连受到过海关处罚和处罚金额都不知道的情况么。

海关相关证件

包括报关注册登记证书在内的一切有关证书均应纳入台账管理。所谓台账管理是要为所有证书进行登记,包括证书名称、签发部门、签发日期、有效期、更新责任部门等内容,并且要把其纳入管理部门的月度工作计划中。你们知道吗,报关企业因为没留意到证书有效期而被海关注销报关注册登记的事情,果子碰到不下十起了,对公司业务产生严重影响。

做台账还有一个好处就是防止丢失,有的企业因为搬家丢失证件导致各种麻烦事情。比如今天上午就有一家企业因为搬家,找不到预归类资格证书了,我也头疼啊。

# 02 单证保管的场所

好了,按照果子说的把所有单证都纳入统一管理范围,问题就来了,到底这些单证应当放在哪儿合适呢?是放柜子里还是档案室里?原来海关总署在2014年92号公告已经做了明确说明:
纸质档案保存。
1.符合海关纸质报关单证档案库房管理规定;
2.配备专用计算机进行管理,建立报关单号与档案号对应关系。

第二条好理解,第一条里面又埋下一个隐患,就是什么叫做 “单证档案库房管理规定” 呢?别着急,其实海关在另外一个文件中存在如下规定:

(一)专用保管场所及设施
报关单证须有专门库房或封闭区域集中存放,应装有防盗门和铁栅栏窗,配备灭火器具,符合防火、防盗、防鼠(虫)及防潮等要求。
(二)专用计算机管理
配备专用计算机,建立报关单单证海关编号与档案号对应关系。在报关单证档案日常管理中应采用计算机技术,并妥善保管有关电子数据。
(三)专人管理
企业应指定专人负责报关单证的理单、归档、保管、接待查阅和安全防范工作。

看到这里大家就明白了吧,海关要求单证保管必须专门场地存放,而举例中的 “专门库房” 和 “封闭区域” 的核心就是 “封闭”。但是,结合企业的个性化特点,对于报关业务量较小的报关企业和贸易公司,可以酌情采用带锁闭装置的档案柜用来保存单证,同时要求其处于视频监控设备的监控下。但是对于业务量较大的企业来说,专门的库房是必不可少的。其实,说来这也不是海关总署的特殊要求,国家档案局早在2002年发布的《企业档案管理办法》和《企业档案管理规范》中已有明确指引:
档案库房的一般要求:
(1)保存档案必须有专门的库房,并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施;
(2)档案库房建设要列入企业基本建设计划,库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。
海关是基于上述指引进行的细化而已,所以不要怪海关要求高咯。

# 03 单证保管的期限和销毁

说到具体单证保管期限,前几天群里讨论这个问题的时候有个群友说: “公司超过三年的报关单据都被我烧了……” 倒是图一是之快给自己埋下了至少两个重大隐患:

保管期限

提到保管期限,不少朋友都会认为不就是保管三年吗?其实没这么简单。

三年的来源多是来自《海关法》第四十五条 自进出口货物放行之日起三年内或者在保税货物、减免税进口货物的海关监管期限内及其后的三年内,海关可以对与进出口货物直接有关的企业、单位的会计帐簿、会计凭证、报关单证以及其他有关资料和有关进出口货物实施稽查。具体办法由国务院规定。这里我标注后就很清晰了吧?三年内稽查而不是单证只需要保管三年。那么进出口单证到底要保管多久呢?我们还是要回到2014年第92号公告中自然得出结论——保管五年!(原文:存单企业所存的报关单证档案保存期为5年)

销毁要求

在国家档案局发布的《档案管理办法》中明确规定 “销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经企业领导审批。销毁档案时要严格执行保密规定”。那么,即便有单证销毁了也必须留下经企业领导审批的销毁报告和销毁清册,否则这不是故意毁灭证据么?!

# 04 单证保管海关认证要点

1、专人专岗。必须要指定专人负责进出口业务档案的归档、保管,包括钥匙的管理和存入借出记录,需体现在该岗位的工作职责内。
2、贸易方式。不同贸易方式下海关的检查要点不同,不仅如此,海关检查的对象不仅是进出口报关档案,还包括工艺设计部门的档案、质量管理部门的档案、库房档案等等。
3、及时归档。AEO认证标准中对于单证保管用了及时性、完整性、准确性和安全性作为结尾。其中及时归档海关也给予了明确指引——企业应在5个工作日内完成理单归档。再说完整性,企业应当在单证管理制度中建立一套归档规则,按规则进行整理后归档。至于安全性嘛,就去档案库房实地查看咯。

最后果子要提的一点是,海关绝不仅看进出口报关的那套单据,所以注定单证保管也是个跨部门协调的大工程。各位一起努力通过AEO认证吧。还有任何不清楚的欢迎随时联系果子,我将给予大家最大限度的帮助。

 

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