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2020年海关AEO认证,关员实地认证时这六类人员将被现场问询

2020年2月11日 17:19
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在咨询AEO的人中,其中绝大多数企业看过果子发布在优酷网和喜马拉雅的AEO认证公开课后对海关AEO认证的标准执行有了深入了解。但海关AEO认证又是个跨部门配合的综合性工程,不仅是罗列出所需配合的部门,更重要的是需要企业哪些具体岗位配合,就是个关键性问题了。

尤其是,海关在企业开展实地认证过程中,会询问哪些部门的哪些岗位,具体到哪些问题,这才是成败的关键。今天,就让果子给大家简单介绍一下海关AEO认证过程中哪些人需要被问询吧。

01 海关AEO认证的流程

通常在企业向海关递交AEO认证申请资料后,海关受理关员会进行初审,基本合格之后才会要求企业通过互联网+海关提交认证申请。这里果子要提醒各位,不要盲目通过互联网+海关提交认证申请。之前果子碰到一家企业,就是偏听偏信,先提交了申请,然后再慢慢准备,结果海关一下就受理了,企业还没开始整资料呢,结果就是认证未通过,这一年间就不能再提交申请了。其实看起来这种低级错误不容易发生,但真的有些个企业无脑申请了,果子也很无奈呀。

海关受理认证之后会在3个月内完成认证流程,这其中会根据工作安排派出认证小组进驻企业开展实地认证工作。在果子的AEO认证辅导经验中,遇到的海关的认证小组最少2个关员,最多有6个关员。

在实地认证过程中,根据申请AEO认证等级和企业规模不同会有不同的认证时间。对于小规模的贸易公司和报关行,申请一般认证的认证时间为半天到一天时间,申请高级认证最少都是一天时间。对于分布点较多的报关企业、涉及库房的贸易公司和大型生产企业,可能会需要一天到两天的时间。

02 海关实地认证中都做什么

海关在实地认证过程中要做很多工作,其中最重要的是三项工作:

第一、检查管理制度

企业的各项管理制度和记录是AEO认证的基准。重点看制度的详细程度和是否符合海关认证标准的要求。这里重点是可操作性,所谓可操作性就是制度设计不能笼统概括,要细致到流程。果子碰到过认真的关员连措辞前后不一致都能看出来。当然了,如果从网上抄个制度简单改改,这样海关一眼就能看出来,肯定不达标。

第二、实地检查

在这个过程中重点根据企业进出口中涉及到的不同监管方式,对货物存储、仓库、安防、摄像机、档案库、机房等位置进行检查,主要看是否符合海关AEO认证标准及其他海关法律法规的规定。其实这里不少负责AEO认证组织工作的同志都可能不太了解海关哪些法律法规有要求,这些要求是什么。果子也很无奈。

第三、专人问询

根据海关AEO认证的检查要求,认证关员需要验证企业各项制度的落实执行情况,对各部门的重点岗位进行面对面问询,以检查该人员的任职情况和企业实际制度执行状况。很多企业只做表面功夫没有真正执行,在这个环节就暴露无遗了。

今天,果子就主要介绍了海关会问询哪些人员。很显然,绝对不止是关务部门。

03 企业中哪些岗位会被海关问询

前面果子谈到了,海关认证过程中是百分百要对个别人员进行单独询问的,所以我建议一定要重视AEO认证工作,切勿应付了事或者找没有关务经验的第三方辅导机构,这样很可能造成制度文件的雷同化、形式化,别说海关了,就连果子一眼都能看出来制度是不是抄的。这样回答海关的问题,肯定是不符合海关要求的。

首先,被问到的就是法人代表。当然有例外,就是法人代表如果是外国人或者不参与工作实际经营活动的情况下,可以向海关主动说明情况就会由公司总经理或分管关务的副总经理来接受海关问询。

根据海关AEO认证的要求,分管关务的副总经理应当对企业的AEO认证准备工作和认证标准非常了解,同时可以回答诸如规范改进和内部审计等业务的具体情况,毕竟这两项都是要求分管关务的高级管理人员亲自负责的。当然还有其他几个项目一定要副总回答的,这时其他部门经理,果子就不一一列举了,大家仔细研究认证标准吧,不明白的再问果子。

其次,是各部门的“关键岗位”。哪些是关键岗位呢?果子在这里举两个例子,比如关务部门负责单证复核的岗位和负责审计工作的部门负责人。

对于单证复核事项,海关首要确认该人的业务水平和对单证复核工作的理解。这里切记,不是把认证标准背下来就可以了。果子在另外一篇《海关AEO认证标准中的单证控制标准全解析(下)岸谷关务》中做了详细介绍。在此再多唠叨几句,其他的请看原文。

04 海关会问哪些问题

单证复核的含义包括两方面:一是企业内部信息的逻辑关系准确,申报资料与采购、业务、财务信息流相一致,但这远远不够。二是符合海关各项法律法规的规定。比如进口一台设备,价格与采购部门的合同相一致不代表申报准确,还要根据海关《审价办法》的规定去确认如有无特许权使用费,特许权使用费是否包含在合同价格中,如果未包含的话是否在杂费中申报了(有些企业压根不知道什么叫特许权使用费的,闹出好大的篓子),除此之外还有很多费用的支付并未体现在合同或发票中,只有财务和采购才知道,所以你只根据内部流程来复核,压根没意义的。

这就要求单证复核人员要对各项法律法规和业务非常熟悉,换个角度,业务水平不高的人怎么能去干把好最后一道关的工作呢。再多一个提示,其实报关单中每一项目都有海关法律法规的支撑,快去学习吧,否则真回答不上来。

之前果子陪一家企业的一众领导去海关沟通加工贸易事宜,这家企业没有任何人操作过加工贸易,愣是跟海关沟通了大半年,搞得海关很郁闷。我以他们公司身份去沟通的时候,两个海关都有领导问我是哪个部门的(怎么突然冒出个明白人)。

再说审计。审计分为几种审计,就这一个问题好些人就答错。其实这三种审计各自负责的部门、所需资源和设立意义都各不相同,如果你混淆了其中两种审计,可能就所答非所问了。再有就是涉及到进出口业务审计时,审计人员对海关法律法规的理解,是否高于前面提到的单证复核人员就是个核心问题了,如果做不到这点如何能审出已经发生的进出口业务的问题所在呢。关于审计的操作,果子在《海关AEO认证标准中关于审计的操作技巧》中也有较为详细的介绍,强烈建议大家看一下。

对于审计的意义、审计的执行、方法、记录、报告等内容都要非常熟悉。尤其是审计结论作为负责关务的高级管理人员要清楚审计出哪些问题,分别进行了怎样的处理。

05 随机抽查问询

在海关AEO实地认证时,自然也很清楚各部门领导对认证的认识程度,自然是做了不少准备。但如果要检查企业的制度实际执行情况,那简直太简单了。比如,随便抽查一位保安人员,询问保安人数、排班记录、交接班记录和询问巡更点。再比如,随便抽查一位员工,询问可疑人员的识别程序和公司的信息安全培训内容,是否回答得上来?


果子说个亲历的事情,就海关AEO认证标准的质量管理工作,认证关员是原来商检的同志,跟质量管理负责人面对面交谈,看似轻松的对话,很快就怀疑其真实岗位。后经与人力资源部的信息核对后发现,是质量管理负责人离职,这段时间空缺,企业临时调了个库房人员负责应付海关。自然没有给他们通过认证。
06 总结一下哪些人会被询问

法人代表、分管关务的副总、关务部门经理(无关务部门就是关务人员所在部门经理)、认证标准涉及的各部门经理、关键岗位人员,对于普通员工有被抽查的可能。
当然,还有更多的岗位和关键性问题,只能留给果子下次给大家讲解了。

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